Do những tính năng vượt trội, linh hoạt trong thực tế sử dụng, hóa đơn điện tử ngày càng được đông đảo doanh nghiệp chọn sử dụng thay thế cho hóa đơn giấy. Vậy việc lưu giữ hóa đơn điện tử có quá phức tạp không và những điểm gì cần lưu ý khi lưu hóa đơn điện tử, đó cũng là băn khoăn của nhiều doanh nghiệp. Sau đây là một số kiến thức về lưu trữ hóa đơn điện tử mà FADI muốn chia sẻ để giúp bạn có được sự lựa chọn tốt nhất.
Đọc nhanh
Tìm hiểu về lưu hóa đơn điện tử
Đây là một hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như thẻ nhớ, usb , CD, VCD…
Thiết kế gồm 2 file gắn liền, 1 bản bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và một bản dữ liệu hóa đơn (đa số là là file XML) có dạng như hóa đơn thông thường. Do chỉ là bản thể hiện của file XML vì vậy mà file PDF hoặc bản in này không có giá trị pháp lý, ngược lại File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file có giá trị pháp lý (với điều kiện chưa bị sửa đổi).
Những quy định về hóa đơn có đủ điều kiện để thực hiện lưu hóa đơn điện tử
– Hóa đơn phải đảm bảo về độ tin cậy và được điền đầy đủ, trọn vẹn thông tin, nghĩa là thông tin đầy đủ và chưa thay đổi, ngoại trừ những thay đổi phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ.
– Hóa đơn lưu trữ cần đảm bảo đúng hình thức theo mẫu ban hành và các nội dung như HĐĐT đã lập hay gửi, thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hóa đơn.
– Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo trình tự chặt chẽ, có đủ thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.
Lưu hóa đơn điện tử bằng cách nào?
HĐĐT thường được lưu trữ trên các thiết bị có chức năng lưu giữ thông tin hoặc lưu trực tuyến sau khi được tạo ra và xử lý trên máy tính của doanh nghiệp. Theo quy định hiện hành thì hóa đơn được lưu trữ theo cách như sau:
– Các bên bán hàng và mua hàng đều sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Sau khi lập báo cáo tài chính phải lưu trữ HĐĐT theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (10 năm). Trong trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian chuyên cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này có trách nhiệm thực hiện lưu trữ HĐĐT theo thời hạn đã quy định.
– Các bên người bán/mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ giải pháp HĐĐT có trách nhiệm thực hiện việc sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các thiết bị có chức năng lưu trữ khác (như thẻ nhớ, usb…) hoặc thiết bị lưu trực tuyến.
Tầm quan trọng của việc chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Lưu hóa đơn điện tử là cách để doanh nghiệp tối giản thời gian và chi phí tuy nhiên nếu doanh nghiệp không có phương án dự phòng để lưu trữ dữ liệu ở một kênh khác thì việc mất hoàn toàn dữ liệu hóa đơn là hoàn toàn có thể xảy ra và sẽ khó có thể khôi phục được nguồn dữ liệu ban đầu.
Việc chọn phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp uy tín, chất lượng có bề dày kinh nghiệm về tài chính kế toán và có hệ thống bảo mật cao là điều thực sự cần thiết.