Ở những trường hợp nào đó, chứng từ hóa đơn điện tử cần chuyển sang hóa đơn giấy. Vậy việc chuyển đổi này có giá trị hay không? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát nhất và tìm ra câu trả lời xác đáng.
Đối với các doanh nghiệp, hóa đơn điện tử là một công cụ có nhiều tiện ích và luôn ưu tiên việc này. Tuy nhiên ở những bối cảnh nhất định, họ vẫn phải chuyển đổi chứng từ hóa đơn điện tử sang giấy để phục vụ công việc.
Vậy việc chuyển đổi này được thực hiện theo pháp luật như thế nào?
Mọi việc chuyển đổi đều có sự can thiệp của pháp luật. Và khi bạn muốn chuyển đổi chứng từ hóa đơn điện tử sang giấy phải đảm bảo làm theo quy định.
Cụ thể, các thông tin chuyển đổi phải khớp đúng với các hóa đơn điện tử sau khi chứng từ để giúp các đơn vị có thể chứng minh xuất xứ các mặt hàng đang kinh doanh trong quá trình lưu thông trên thị trường. Và các bạn nhớ nhé, việc chuyển đổi này chỉ được thực hiện 1 lần.
Tuy nhiên, pháp luật quy định rõ, muốn chuyển đổi chứng từ hóa đơn điện tử sang giấy cần phải có thêm điều kiện là có ký hiệu riêng xác minh và ghi rõ tên, chữ ký của người thực hiện, thời gian làm và chữ ký điện tử. Đặc biệt, trên văn bản phải có dòng chữ ghi Hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.
Nếu thiếu đi một trong số các thông tin trên hoặc thông tin đưa ra bị chệch với bản gốc thì chúng sẽ mất đi hoàn toàn giá trị sử dụng trong bất kỳ trường hợp nào. Chính vì thế, khi thực hiện thao tác chuyển đổi này, người thực hiện cần hết sức cẩn trọng trong từng con chữ, làm theo đúng yêu cầu và không quên ghi rõ mốc thời gian ngày tháng chuyển đổi để lãnh đạo các bên có thể theo dõi.
Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử sau khi chuyển sang giấy
Việc chuyển đổi này không có hiệu lực trong thanh toán hay giao dịch với bất kì đối tác khách hàng nào. Chúng chỉ có giá trị để theo dõi các quy định về kế toán, giao dịch điện tử của pháp luật mà thôi.
Trong trường hợp bạn cần sử dụng để ghi sổ thì cũng có giá trị. Trong trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử được kết nối với các cơ quan thuế thì khi đảm bảo đủ các điều kiện trên chúng có thể có giá trị để giao dịch.
Như vậy có thể thấy, chứng từ hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy là một việc không có gì lạ lẫm đối với các đơn vị doanh nghiệp. Bởi thực tế việc chuyển đổi mang lại những giá trị pháp luật nhất định và hỗ trợ giải quyết công việc tại đơn vị.
Thế nhưng, việc chuyển đổi này không dễ dàng và dễ xảy ra nhầm lẫn. Vì thế, tốt hơn cả, nếu như đội ngũ nhân viên của bạn chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực này thì nên tìm tới các đơn vị hỗ trợ việc chuyển đổi nhanh chóng.
Hy vọng qua chia sẻ trên, các bạn đã có cái nhìn khái quát về chứng từ hóa đơn điện tử và việc chuyển đổi chúng sang giấy như thế nào. Hãy tiếp tục truy cập website để biết thêm các thông tin liên quan.