Tra cứu hóa đơn điện tử ở đâu?

Khi mới sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nhiều doanh nghiệp và khách mua hàng thường thắc mắc tra cứu hóa đơn điện tử ở đâu và làm thế nào để xác minh tính hợp pháp của hóa đơn. Những thắc mắc trên sẽ được trả lời trong bài viết dưới đây.

Tra cứu hóa đơn điện tử ở đâu khi không có mã của cơ quan thuế

Thông tin hóa đơn điện tử có thể tra cứu trực tiếp trên phần mềm hoặc trên website của nhà cung cấp hóa đơn điện tử thông qua mã xác thực, thông tin hóa đơn hoặc đăng nhập vào tài khoản hỗ trợ khách hàng để tra cứu. Tùy thuộc vào phần mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng, cách tiến hành tra cứu hóa đơn sẽ khác nhau. Doanh nghiệp cũng có thể tra cứu thông tin hóa đơn trên trang tra cứu của Tổng cục Thuế. Các bước thực hiện như sau:

• B1: Truy cập vào địa chỉ http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn
• B2: Chọn mục Thông tin hóa đơn, biên lai → Tra cứu một hoặc nhiều hóa đơn
• B3: Nhập đầy đủ 5 trường thông tin Mã số thuế, Mẫu số, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn và Mã xác thực → Nhấn nút Tìm kiếm
• B4: Kiểm tra kết quả thông tin hóa đơn trả về.

Hóa đơn điện tử hợp pháp nếu hiển thị đầy đủ cả hai trường thông tin về người bán hàng hóa, dịch vụ và Thông tin hóa đơn.

Nếu thiếu một trong hai trường trên thì hóa đơn điện tử đang tra cứu là không hợp pháp. Điều này có thể do bên bán chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành những thông tin chưa được update lên cổng thông tin.

Tra cứu hóa đơn điện tử ở đâu trong trường hợp có mã của cơ quan thuế

Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (hay trước đây thường gọi là hóa đơn điện tử có mã xác thực), doanh nghiệp và khách hàng có thể tra cứu thông qua Website tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành trên website của Tổng cục Thuế. Điều này đảm bảo sự an toàn và tính xác thực tuyệt đối của hóa đơn bởi kết quả trả về cho biết hóa đơn là thật hay giả, có đầy đủ tính pháp lý hay không và thiếu những thông tin gì.

Doanh nghiệp và khách hàng có thể tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo trình tự dưới đây:

• B1: Truy cập trang web tra cứu, xác minh hóa đơn của Tổng cục Thuế https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit
• B2: Nhập thông tin hóa đơn: Số hóa đơn xác thực, Mã xác thực (5 ký tự đầu) và Mã kiểm tra (hiển thị dạng Captcha), sau đó click vào mục Tra cứu
• B3: Kết quả trả về sẽ cho biết hóa đơn có giá trị pháp lý và được phép sử dụng để kê khai thuế hay không.

Hóa đơn hợp lệ thì kết quả tra cứu sẽ thuộc một trong các trường hợp sau:

• Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn gốc có giá trị có giá trị sử dụng và không thay đổi.
• Trạng thái hóa đơn: Là Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
• Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
• Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx

Hóa đơn sẽ không có giá trị pháp lý nếu bị xóa bỏ hoặc thay thế. Khi đó mục Trạng thái hóa đơn sẽ hiển thị một trong các trường hợp sau:

• Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày….
• Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn bị xóa bỏ bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…/…/,..
• Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx

Theo quy định, khi xóa bỏ hoặc thay thế hóa đơn thì bên bán và bên mua cần có văn bản thỏa thuận. Nếu bên mua không được thông báo trước thì có quyền yêu cầu bên bán giải thích và cung cấp thông tin.