Hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn được ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức/cá nhân bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ lập nên để ghi nhận thông tin bán hàng hóa hay khi cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử. Hóa đơn điện tử này có loại có mã xác thực của cơ quan thuế và loại hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế. Tìm hiểu ngay để không bị nhầm lẫn nhé!
Đọc nhanh
Tìm hiểu 2 loại Hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử có mã xác thực/mã số của cơ quan Thuế: Là loại được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức/cá nhân bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp là hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan Thuế: Là loại do tổ chức bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã xác thực của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Đối tượng sử dụng cho 2 loại Hóa đơn điện tử không có mã xác thực/có mã xác thực
– Loại hóa đơn điện tử có mã xác thực:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và tổ chức khác sử dụng, không phân biệt giá trị cho từng lần bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ.
- DN, tổ chức kinh tế và tổ chức khác thuộc các trường hợp rủi ro cao về thuế;
- Các hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện các sổ sách kế toán, có sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên, có doanh thu của năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong các lĩnh vực như nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng, hay là có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong các lĩnh vực thương mại, dịch vụ;
- Các hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực như nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, hoặc là cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn được đánh giá là có điều kiện thuận lợi. Triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018. Trên cơ sở các kết quả triển khai thí điểm sẽ triển khai trên toàn quốc.
– Hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan Thuế:
DN kinh doanh trong các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh (thương mại điện tử, siêu thị, thương mại) và các DN, tổ chức kinh tế.
Các DN trên đã/hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế, bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, đã có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử, đáp ứng lập hóa đơn điện tử, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định.
Lưu ý: cần đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế (trừ trường hợp doanh nghiệp thuộc trường hợp thuộc rủi ro cao về thuế và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực).
Đăng ký sử dụng – Hóa đơn điện tử không có mã xác thực
Đối tượng sử dụng HĐ có mã xác thực truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế, để đăng ký sử dụng HĐ điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế (theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP).
- Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ tiến hành gửi thông báo chấp nhận hoặc là không chấp nhận việc sử dụng HĐ điện tử có mã xác thực qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế.
- Kể từ khi DN sử dụng hóa đơn điện tử, các DN và các đối tượng sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn giấy còn tồn.
- Trường hợp, cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã xác thực thì DN, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
Lập Hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan Thuế
DN, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm lập hóa đơn điện tử của mình để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người mua và người bán.
- Cấp mã hóa đơn: Chỉ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế mới được cấp mã hóa đơn.
- Phương thức gửi và nhận: Gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.
Xử lý sai sót – Hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan Thuế
- Trường hợp người bán đã lập và gửi cho người mua nhưng phát hiện sai sót (do bên người bán hoặc người mua phát hiện) thì cả 2 bên phải lập văn bản thỏa thuận trình bày rõ sai sót. Đồng thời, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi lại cho người mua.
- Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót, cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra. Trong vòng 02 ngày theo quy định (kể từ ngày nhận được thông báo), người bán sẽ thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ,về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi lại cho người mua.
Nếu còn thắc mắc về Hóa đơn điện tử không có mã xác thực, quý khách hàng, bạn đọc liên hệ với FADI – Chuyên Tư vấn thành lập công ty – Tư vấn pháp luật – các dịch vụ chữ ký số – thuế điện tử liên hệ 0972 587 840 để được hỗ trợ chi tiết nhất.