Hiện nay, hóa đơn điện tử bản chuyển đổi mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và tổ chức so với hình thức hóa đơn giấy. Cách thức chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như thế nào, chứng từ sau chuyển đổi có tính pháp lý không? Cùng chúng tôi khám phá ở bài viết dưới đây.
Đọc nhanh
Ưu điểm của hóa đơn điện tử bản chuyển đổi
So với hóa đơn giấy thì hóa đơn điện tử tiết kiệm nhiều hơn về chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản, thuận tiện cho việc đối chiếu, hạch toán kế toán…
Hóa đơn điện tử giúp cho cơ quan quản lý Nhà nước quản lý hóa đơn dễ dàng hơn, minh bạch hơn, giảm thiểu tình trạng hóa đơn làm giả
Tuy nhiên trong một số trường hợp người mua cần có hóa đơn giấy để làm các thủ tục cần thiết như đăng ký sở hữu tài sản, thanh toán tiền bồi thường bảo hiểm… thì cần lưu ý để hóa đơn điện tử chuyển đổi hợp pháp.
Điều kiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Hóa đơn điện tử mang lại sự tiện lợi trong hoạt động kinh doanh. Dù vậy, trong một số trường hợp người mua vẫn yêu cầu xuất hóa đơn giấy và để đảm bảo hóa đơn có giá trị về mặt pháp lý, thông tư 32/2011/TT-BTC đã quy định rõ về yêu cầu chuyển đổi.
Theo đó, hóa đơn chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Trên bản hóa đơn điện tử chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
Bên mua sẽ liên hệ với bên bán để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.
Theo Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện:
- a) Phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
- b) Có ký hiệu riêng đã được xác nhận chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
- c) Có chữ ký và họ tên đầy đủ của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Hoá đơn điện tử chuyển đổi đảm bảo giá trị pháp lý khi nào?
Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử bản chuyển đổi được bảo đảm khi các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, các ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi. Ngoài ra, chữ ký, họ tên của người thực hiện đã được chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
Những nội dung cần phải có trên hóa đơn điện tử bản chuyển đổi
Những nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử chuyển đổi gồm:
- Ghi đầy đủ tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
- Thể hiện rõ thông tin người bán
- Thể hiện rõ thông tin người mua
- Thể hiện đầy đủ thông tin chi tiết đơn hàng
- Có chữ ký điện tử
- Hóa đơn thể hiện bằng Tiếng Việt
Một số thông tin ở trên đã giúp bạn hiểu hơn các thao tác để hóa đơn điện tử bản chuyển đổi có giá trị pháp lý. Sự đột phá công nghệ này kết hợp với sự tinh tế, nhất định sẽ mang lại nhiều khởi sắc trong hoạt động kinh doanh của bạn.