0334.999.662

Những điểm cần lưu ý khi sử dụng chữ ký số ký hóa đơn điện tử 

Hiện nay hóa đơn điện tử được dùng để thay thế các loại hóa đơn viết tay thông thường. Trong khi sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc người dùng cần phải dùng chữ ký số để lập và xác thực hóa đơn. Tuy nhiên chữ ký số còn khá là mới mẻ nên khiến cho nhiều kế toán còn không khỏi băn khoăn, lúng túng. Bài viết này xin được chia sẻ đến các bạn những lưu ý khi sử dụng chữ ký số ký hóa đơn điện tử.

chữ ký số ký hóa đơn điện tử
Chữ ký số dùng xác thực thông tin

Chữ ký số là gì?

Muốn sử dụng được chữ ký số trước tiên bạn cần phải hiểu được: Chữ ký số là những thông tin đi kèm theo dữ liệu ở dạng văn bản, hình ảnh hay video nhằm xác định chủ thể của dữ liệu. Chữ ký số giúp xác thực các hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp, công ty. 

Khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử bắt buộc người dùng phải có chứng thư số. Chứng thư số chính là những dữ liệu do các tổ chức dịch vụ cung cấp chứng thực chữ ký số. Chứng thư số dùng để xác nhận: cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực chữ ký số. Chứng thư số dùng để ký trên hóa đơn điện tử nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn trong quá trình lưu trữ và truyền nhận. Như vậy một tờ hóa đơn điện tử hợp lệ cần phải có chữ ký số và chứng thư số xác thực.

Chữ ký số chỉ áp dụng cho người bán hàng

Chữ ký số chỉ áp dụng cho người bán hàng, khách mua hàng không cần phải ký điện tử trên hóa đơn trong các trường hợp: 

  • Khách mua hàng không phải là kế toán viên. 
  • Người mua hàng là một đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ các giấy tờ: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng, biên nhận thanh toán, phiếu thu hàng. 
  • Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và con dấu của người bán.
chữ ký số ký hóa đơn điện tử
Người mua không cần ký trên hóa đơn

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số 

Một doanh nghiệp có thể đăng ký nhiều chữ ký hóa đơn điện tử. Với điều kiện các chữ ký số phải có tính hợp lệ của chứng thư số và được cập nhật trên hệ thống của Tổng cục Thuế. Chứng thư số hợp lệ có mã số thuế của doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan thuế. Trước khi ký chữ ký số mới trên hóa đơn doanh nghiệp cần phải thực hiện đăng ký chứng thư đầy đủ theo quy định.

Không được dùng chữ ký số đã hết hạn

Nếu chữ ký số của doanh nghiệp đã hết hạn thì doanh nghiệp không được dùng để ký. Lúc này công ty cần phải thực hiện gia hạn chữ ký số hoặc mua chữ ký số mới. Sau khi gia hạn và làm lại chữ ký số thì phải được cập nhật lên Tổng cục thuế. Khi chứng thư số đã cập nhật thành công doanh nghiệp mới dùng để ký hóa đơn.

Bài viết này đã chia sẻ với các bạn những lưu ý nhỏ cần thiết khi sử dụng chữ ký số ký hóa đơn điện tử. Hi vọng những chia sẻ này sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh. Nếu doanh nghiệp bạn chưa có chữ ký số, chữ ký số đã và sắp hết hạn. Hoặc có bất kỳ những vướng mắc gì khi sử dụng chữ ký số và hóa đơn điện tử… Hãy liên hệ ngay với số Hotline: 0866-230-662 để được tư vấn hỗ trợ trực tiếp 24/24h. Email liên hệ: info@khoitaodoanhnghiep.com. Chúc các bạn thành công!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *