Hóa đơn điện tử đang được nhiều đơn vị doanh nghiệp, công ty sử dụng rộng rãi. Và dần thay thế các loại hóa đơn giấy viết tay thông thường trước đây. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng bạn sẽ gặp một số vướng mắc đó là: Hóa đơn điện tử không giới hạn số dòng trên trang tính. Nhưng khi in hóa đơn ra giấy số lượng hàng hóa ghi trong hóa đơn quá dài. Lúc này doanh nghiệp phải sử dụng và chuyển đổi thành hóa đơn nhiều hơn 1 trang. Bài viết này xin được chia sẻ cách sử dụng hóa đơn điện tử nhiều trang cho doanh nghiệp.
Cách sử dụng hóa đơn điện tử nhiều hơn 1 trang
Tại khoản 1 Điều 19 của Thông tư 39/2014/TT – BTC của Bộ tài chính hướng dẫn cách ghi hóa đơn điện tử có 2 trang trở lên như sau: Những mặt hàng ghi trong hóa đơn phải được thống kê đầy đủ. Theo số thứ tự liên tục từ số hóa đơn này đến số hóa đơn khác. Tại dòng cuối cùng của tờ hóa đơn điện tử, trang trước phải ghi cụm từ “tiếp số sau” Và dòng đầu của số hóa đơn tiếp theo bắt buộc phải có cụm từ “tiếp số trước”. Ghi các cụm từ này trong các tờ hóa đơn điện tử nhiều trang tiếp theo cho đến trang cuối cùng.
Trang đầu của hóa đơn cần ghi đầy đủ thông tin của doanh nghiệp bán hàng hóa và thông tin khách mua hàng. Trang cuối cùng của tờ hóa đơn nhiều trang doanh nghiệp cần ghi rõ: Giá thanh toán, chiết khấu, các khoản phí phụ thu, phụ phí, thuế giá trị gia tăng. Chữ ký của công ty bán hàng và chữ ký của người mua hàng. Nếu trang cuối của cùng của tờ hóa đơn còn những dòng trống thì người bán hàng cần gạch chéo. Để tránh trường hợp người mua viết thêm số lượng hàng hóa hoặc chỉnh sửa số tiền.
Cách sử dụng hóa đơn điện tử do doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in.
Có một số doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hóa đơn tự in mà muốn được áp dụng như hóa đơn điện tử nhiều trang. Chi cục thuế nhà nước sẽ xem xét chấp thuận nếu hóa đơn ghi đầy đủ: Các thông tin trên phần đầu của các trang tiếp theo giống như trang đầu tiên. Các nội dung ghi trong phần đầu của tờ hóa đơn gồm: Số hóa đơn; họ tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp và khách hàng; mẫu và ký hiệu hóa đơn. Trong tờ hóa đơn tiếp theo cần có dòng ghi chú “tiếp theo trang trước – trang X/Y”. X là ký hiệu của số thứ tự trang, Y là tổng số của hóa đơn. Ví dụ như 5/20 là trang hóa đơn thứ 5 trong tổng số 20 trang.
Cách chuyển đổi hóa đơn tự in thành hóa đơn điện tử nhiều trang
Để hóa đơn tự in chuyển đổi hợp lệ thành hóa đơn điện tử có từ 2 trang trở lên. Doanh nghiệp cần phải ghi đầy đủ các nội dung: thông tin hàng hóa, thông tin người bán và người mua đảm bảo tính tin cậy. Và có thể truy cập và sử dụng thông tin hóa đơn trên mạng internet. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có mẫu hóa đơn điện tử lớn hơn 1 trang. Hãy liên hệ với số Hotline: 0866-230-662 để được cung ứng và tạo mẫu hóa đơn điện tử nhiều trang đúng quy định. Sử dụng hóa đơn nhiều hơn 1 trang sẽ giúp doanh nghiệp gặp nhiều thuận lợi trong công việc: mua – bán, trao đổi làm việc với khách hàng.
Trên đây là những chia sẻ rất hữu ích cho doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử nhiều trang. Hi vọng những chia sẻ này sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được nhiều vướng mắc khi sử dụng hóa đơn điện tử. Chúc doanh nghiệp luôn thành công!