Bạn đang sử dụng hóa đơn điện tử nhưng vẫn còn loay hoay trong việc kê khai, hạch toán hóa đơn điện tử. Dưới đây là hướng dẫn kê khai hóa đơn điện tử đúng với quy định pháp luật Việt Nam một cách đơn giản và nhanh chóng nhất. Các bạn hãy cùng FADI theo dõi nhé.
Hóa đơn điện tử có những định dạng nào?
Khi doanh nghiệp mua các loại hàng hóa, dịch vụ thì đơn vị cung cấp có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử (HĐĐT) cho doanh nghiệp theo một số hình thức phổ biến sau:
– HĐĐT được in ra giấy
– Mã và link tra cứu qua SMS
– File PDF hoặc cả 2 file PDF và XML qua địa chỉ email.
Trường hợp nhận file mềm, các bạn cần lưu ý:
– HĐĐT thông thường bao gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau: file PDF (bản thể hiện của hóa đơn) và file file XML (file dữ liệu hóa đơn).
– File PDF là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của HĐĐT, có dạng như tờ hóa đơn thông thường. Do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in PDF không có giá trị pháp lý.
– File dữ liệu hóa đơn điện tử XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn điện tử và file này có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
Hướng dẫn kê khai hóa đơn điện tử cần biết
– Kế toán có thể sử dụng các hình thức sau để kê khai thuế và nộp thuế bình thường:
+ Hóa đơn điện tử file PDF
+ Bản thể hiện hóa đơn in giấy
+ Hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử
– Cần phải cài đặt chữ ký số
– Cài đặt phần mềm kê khai thuế HTTK trên máy
– Các bước kê khai thuế qua mạng gồm có:
+ Đăng ký tài khoản kê khai, nộp tờ khai thuế trên mạng
+ Đăng ký các tờ khai sẽ gửi qua mạng internet
+ Tạo tờ khai cũng như bảng kê bằng phần mềm HTKK
+ Nộp tờ khai qua mạng.
– Truy cập website hoặc cổng thông tin điện tử của đơn vị cung cấp tải file XML và lưu trữ file để cung cấp cho cơ quan Thuế khi có yêu cầu.
Hạch toán bằng hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó, doanh nghiệp không phải in ra để lưu trữ. Vì vậy sẽ có hai trường hợp hạch toán hóa đơn điện tử như sau:
– Trường hợp cần hạch toán kế toán và kẹp chứng từ khi hoàn thiện sổ sách báo cáo, doanh nghiệp mới phải in bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra để làm thủ tục thanh toán nội bộ và quyết toán thuế.
– Đối với trường hợp doanh nghiệp tiếp nhận thanh tra kiểm tra của cơ quan thuế, doanh nghiệp có in bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra giấy để kẹp chứng từ kế toán theo nghiệp vụ phát sinh. Nếu cơ quan thuế nghi ngờ về tính trung thực của hoá đơn, doanh nghiệp sẽ trình file XML đã lưu trên máy tính hoặc copy vào USB để cơ quan thuế kiểm tra và đối chiếu.
Trên đây là một số hướng dẫn kê khai hóa đơn điện tử mà chúng tôi muốn cung cấp cho các bạn. Ngoài ra, nếu các bạn cần được tư vấn về dịch vụ chữ ký số, thành lập công ty… thì hãy liên hệ FADI theo hotline 0334 999 662 nhé.