Hóa đơn điện tử được xem là giải pháp công nghệ hoàn hảo cho các doanh nghiệp hiện nay. Việc chuyển đổi sử dụng từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm được không ít chi phí và công sức. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Và các lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử là gì sẽ được chúng tôi nói rõ hơn trong nội dung bài viết này.
Tìm hiểu thông tin hóa đơn điện tử là gì?
Bạn có thể hiểu đơn giản hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu về hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, nhận, lưu trữ trên các thiết bị điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo trên hệ thống máy tính của các tổ chức, doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế khi bán trao đổi hàng hóa dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định hiện hành của pháp luật.
Hóa đơn điện tử có rất nhiều loại khác nhau như: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn vận chuyển, hóa đơn xuất khẩu, phiếu thu tiền, chứng từ thu cước vận tải,…. hình thức và nội dung trình bày được lập theo các quy định của pháp luật. Hóa đơn điện tử khi được lập, phải đảm bảo các nguyên tắc như: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Các lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử trong thời đại công nghệ thông tin là một phần không thể thiếu với tất cả các doanh nghiệp. Chính vì vậy, xuất hóa đơn điện tử luôn là vấn đề mà các kế toán quan tâm. Để xuất được hóa đơn điện tử thành công, chính xác, doanh nghiệp cần phải đảm bảo tính pháp lý và các thông tin trong hóa đơn được đầy đủ.
Một hóa đơn điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý phải đảm bảo các điều kiện như:
- Phải đảm bảo được tín tin cậy về tính toàn vẹn dữ liệu được tạo trong hóa đơn điện tử cho đến khi thực hiện xong thao tác cho ra dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí để đánh giá tính toàn vẹn là thông tin được thể hiện đầy đủ, chưa bị thay đổi ngoài những thay đổi phát sinh trong quá trình lưu trữ, hiển thị.
- Các thông tin có trong hóa đơn có thể truy cập và sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Bên cạnh vấn đề pháp lý, hóa đơn điện tử phải đáp ứng đủ các nội dung sau:
- Thông tin như tên hóa đơn, ký hiệu, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn phải thực hiện đúng theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Thông tin tên, địa chỉ, mã số của người bán hàng và người mua hàng.
- Tên loại hàng hóa, dịch vụ cung cấp, các thông tin về đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền bằng số và bằng chữ.
- Đối với các hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, trong hóa đơn phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán bằng số và chữ.
- Có chữ ký điện tử theo quy định của luật hiện hành.
- Có ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn.
- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng việt, trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài nên đặt bên trong dấu ngoặc đơn hoặc bên dưới tiếng Việt và có font chữ nhỏ hơn. Các chữ số là các số tự nhiên, các số thể hiện nghìn, tỷ, triệu phải đặt dấu chấm, nếu số sau số hàng đơn vị đặt dấu phẩy.
Trên đây là khái niệm cũng như các lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử. Mong rằng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về loại hóa đơn đặc biệt này. Hoặc liên hệ với chúng tôi theo số 0866-230-662 để tư vấn giải đáp thông tin.