Hóa đơn điện tử không có chữ ký số có được không là câu hỏi thắc mắc của các doanh nghiệp. Với việc sử dụng hóa đơn điện tử và chữ ký số có các quy định gì và sử dụng như thế theo đúng pháp luật. Bài viết dưới này cung cấp các thông tin về hóa đơn điện tử cũng như chữ ký số.
Hóa đơn điện tử có cần chữ ký số hay không?
Để trả lời cho câu hỏi “Hóa đơn điện tử không có chữ ký số liệu có được không” có thể dựa theo các thông tư của nhà nước:
Căn cứ vào điểm 5 khoản 2 thông tư 119/2014/TT-BTC:
- Đối với các tổ chức kinh doanh hóa đơn hay dịch vụ có thể tạo hay phát hành hay sử dụng hóa đơn thÌ không bắt buộc cần chữ ký người mua trong các trường hợp: hóa đơn điện, hóa đơn dịch vụ viễn thông.
- Tổ chức kinh doanh đồng thời có thể sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau.
- Hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các yếu tố sau:
Chữ ký điện tử của người bán theo như quy định pháp luật, đầy đủ ngày tháng năm. Chữ ký điện tử trong trường hợp người mua là kế toán.
- Với một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đủ nội dung thì phải thực hiện các hướng dẫn riêng của Bộ Tài Chính.
Căn cứ vào công văn 2296/TCT-DNL ngày 6/6/2019 của tổng cục thuế:
Trường hợp người mua không là kế toán hay thuộc đơn vị kế toán. Nếu có các hồ sơ chứng từ có thể chứng minh được việc cấp hàng hóa và giao dịch người mua và người bán như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất hàng, biên bản giao nhận, phiếu thu.
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số có được không?
Một số quy định cần biết về đóng dấu và chữ ký trên hóa đơn điện tử
Theo Khoản 3 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 đã quy định về đóng dấu và chữ ký trên hóa đơn điện tử, đã nêu ra. Một số trường hợp trên hóa đơn không bắt buộc có những nội dung bắt buộc như chữ ký hoặc con dấu, trừ trường hợp bên mua là một đơn vị kế toán yêu cầu bên bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các mục đã quy định.
- Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh như siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập đúng với quy định của pháp luật, không bắt buộc phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của bên mua hoặc con dấu của bên bán
- Trên tem hoặc vé có mệnh giá in sẵn không bắt buộc phải có dấu – chữ ký của bên bán; tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử với số lượng lớn, chấp hành đúng và đầy đủ luật pháp, căn cứ vào đặc điểm, phương thức kinh doanh, cách thức lập hóa đơn và dựa trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Tổng cục thuế xem xét và gửi văn bản hướng dẫn hóa đơn không bắt buộc phải có tiêu thức “dấu của bên bán”.
Kết luận
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số thì hóa đơn đó vẫn mang giá trị.Điều này được phép nếu như doanh nghiệp là bên bán được cơ quan thuế trực tiếp cho phép sử dụng hóa không cần dấu của bên bán. Và đương nhiên tờ hóa đơn đó sẽ cũng được kê khai GTGT như bình thường. Tuy nhiên bên bán phải xuất trình giấy tờ có liên quan đến việc sử dụng hóa đơn không có dấu của bên bán do cơ quan thuế ban hành.