Chữ ký số đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động của các doanh nghiệp. Vậy chữ ký số dùng trong trường hợp nào? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Trước tiên bạn cần hiểu rõ thế nào là chữ ký số?
Đây là một thiết bị đã được mã hóa nhiều thông tin cần thiết nhất của các doanh nghiệp hiện nay. Chúng có tác dụng dùng để ký kết trên các tài liệu, văn bản được giao dịch thông qua môi trường internet.
Thông tin được đưa lên chữ ký số rất nhiều, bao gồm cả tên doanh nghiệp, số chứng thư, tên tổ chức chứng thực và thời hạn của các chứng thư số này. Các nội dung thông tin liên quan khác của Bộ thông tin truyền thông cũng được đính kèm.
Chính vì thế, chữ ký số rất quan trọng. Đa số các công ty đều mua chữ ký số khi bắt đầu hoạt động kinh doanh để có thể hỗ trợ cho công việc của mình. Bạn có thể mua của Viettel, BKAV hoặc Vina, FPT, Safe… đều được.
Mỗi bên có ưu nhược điểm riêng. Bạn nên tìm hiểu kỹ từng đơn vị để có được lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.
Chữ ký số với chứng thư số giống hay khác nhau?
Mặc dù rất quan trọng nhưng bạn không thể sử dụng chúng một cách bừa bãi. Nhiều người còn nhầm lẫn chữ ký số với chứng thư số.
Đây là 2 cái khác nhau các bạn nhé. Chữ ký số chỉ được tạo ra khi mà chứng thư số được các nhà cung cấp thực hiện.
Chứng thư số có thể dùng trong trường hợp muốn xác định chứng minh và chữ ký có chuẩn hay không. Còn chữ ký số lại được sử dụng trong những trường hợp dưới đây.
Vậy chữ ký số dùng trong trường hợp nào?
Sử dụng chữ ký số để kê khai với hải quan, cơ quan thuế và giao dịch ngân hàng thông qua internet. Đây là những đơn vị mà doanh nghiệp thường phải làm việc và không phải lúc nào người lãnh đạo cũng có thể làm việc trực tiếp.
Do đó, ngồi tại văn phòng, đọc các bản báo cáo và yêu cầu giữa hai bên rồi ký xác nhận thông qua chữ ký số là một giải pháp tuyệt vời. Ký hợp đồng trực tuyến với các bên đối tác khác nhau mà không cần gặp gỡ trực tiếp.
Thực tế, mỗi bên đều bận rất nhiều công việc. Nếu như các bên ưng thuận và muốn hợp tác với nhau thì trong xã hội hiện nay, không cần tới buổi gặp mặt face to face, bạn chỉ cần làm việc qua môi trường internet là được rồi.
Ngoài ra, chúng được sử dụng để trao đổi giữa cá nhân với tổ chức hoặc cá nhân với cá nhân được mau lẹ mà vẫn đảm bảo tính pháp lý. Chắc chắn, điều này là cần thiết vì nếu như các bên làm việc với nhau mà thiếu đi sự xác nhận chữ ký thì khi xảy ra bất kỳ vấn đề rủi ro nào sẽ rất khó để có thể làm việc tiếp trước pháp luật.
Như vậy bạn có thể thấy chữ ký số được sử dụng trong rất nhiều trường hợp khác nhau. Nếu như đơn vị bạn đang thiếu đi chữ ký số thì hãy làm ngay nhé để hỗ trợ công việc được tốt hơn, giảm thiểu thời gian và công sức, nâng cao tính chuyên nghiệp cũng như pháp lý của cơ quan mình.