Ngày càng nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam nhận thức được những lợi ích vượt trội của hóa đơn điện tử và sử dụng hình thức này thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Một trong những ưu điểm vượt trội của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là khả năng bảo quản và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện nhất định để đảm bảo lưu chứng từ hóa đơn điện tử đúng cách, đúng định dạng và đầy đủ cơ sở pháp lý.
Đọc nhanh
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo quy định về hóa đơn điện tử mới nhất hiện nay, nghị định 119/2018/NĐ-CP nêu rằng:
Hóa đơn điện tử là các hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Lưu chứng từ hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn được áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
- Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dùng cho người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
- Ngoài ra còn có các loại hóa đơn điện tử khác như: tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử,…
Lưu chứng từ hóa đơn điện tử như thế nào là hợp pháp?
Phải có sự đảm bảo đầy đủ sự an toàn, đáng tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử Mọi thông tin chứa trong chứng từ điện tử có thể được truy cập và sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ. Nội dung này được quy định theo Theo thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP. Các quy định quan trọng mà doanh nghiệp nên lưu ý là các loại hóa đơn, nội dung trên hóa đơn đã lập, các thông tin về tạo và phát hành hóa đơn….
Lưu chứng từ hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
– Phải nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
– Lưu chứng từ hóa đơn điện tử không bắt buộc có chữ ký số.
– Mọi khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn.
Bảo quản, tiêu hủy, lưu chứng từ hóa đơn điện tử
– Lưu chứng từ hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng các phương tiện điện tử.
– Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.
– Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo: Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ; Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán; in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
– Hiện nay, các phương thức và công nghệ lưu trữ dữ liệu ngày càng hiện đại và đa dạng, giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn để đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử đầy đủ, an toàn, dễ dàng tra cứu, truy xuất. Chúc các bạn thành công.