Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn viết tay thông thường. Có nhiều kế toán doanh nghiệp cũng còn khá lạ lẫm với hóa đơn điện tử. Vậy bài viết này xin được hướng dẫn cho các bạn cách sử dụng hóa đơn điện tử có bảng kê một cách đơn giản nhất.
Số lượng: hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của 1 tờ hóa đơn người bán hàng có thể thực hiện theo những cách sau:
Ghi liên tiếp nhiều tờ hóa đơn
Từ dòng cuối cùng của tờ hóa đơn số 1 bạn cần ghi cụm từ “tiếp số sau”. Bắt đầu từ các tờ hóa đơn tiếp theo bạn ghi “tiếp số trước”. Trong các tờ hóa đơn cần liệt kê đầy đủ các mặt hàng theo số thứ tự liên tục. Thông tin khách hàng và thông tin đơn vị bán hàng cần được ghi đầy đủ trong tờ hóa đơn đầu tiên. Tờ cuối cùng của hóa đơn nếu còn trống cần gạch chéo và ghi đủ: chữ ký dấu người bán và mua hàng, giá thanh toán, phí thu thêm, phụ thu…
Sử dụng bảng kê cho hóa đơn điện tử
Ngoài cách xuất liên tiếp nhiều hóa đơn người bán có thể sử dụng hóa đơn điện tử có bảng kê cho hàng hóa. Cách sử dụng bảng kê cho hóa được thực hiện như sau:
Hóa đơn cần phải ghi rõ các nội dung cơ bản sau: kèm theo bảng kê số…; Ngày tháng năm và ghi tên của các mặt hàng.
Bảng kê kèm theo hóa đơn cần có mẫu mã, chủng loại phù hợp với hàng hóa và có các nội dung chính: Tên người bán, địa chỉ doanh nghiệp, công ty, mã số thuế. Bảng kê được chia thành các mục cụ thể có: tên hàng hóa, số lượng hàng hóa dịch vụ, đơn giá và thành tiền. Nếu người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế. Thì bảng kê phải ghi “thuế suất giá trị gia tăng” tiền thuế giá trị gia tăng. Tổng số tiền thanh toán chưa có thuế giá trị gia tăng khớp với tổng số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số…; ngày tháng năm” khớp với hóa đơn điện tử.
Trường hợp hóa đơn điện tử có bảng kê nhiều hơn 1 trang. Thì các bảng kê tiếp theo cần phải được đánh số trang liên tục và có dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có chữ ký của bên bán và mua hàng như tờ hóa đơn. Bảng kê sẽ được người mua và bán hàng quản lý lưu giữ kèm theo hóa đơn theo quy định. Khi cơ quan thuế kiểm tra thì doanh nghiệp có nghĩa vụ xuất trình để đối chiếu.
Lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử có bảng kê
Người bán chỉ được xuất hóa đơn điện tử có bảng kê khi số lượng hàng hóa nhiều hơn số dòng của một từ hóa đơn. Bạn cần sử dụng bảng kê có mẫu mã đúng tiêu chuẩn phù hợp với chủng loại hàng hóa.
Ngày tháng ghi trên hóa đơn và bảng kê phải khớp nhau. Nếu người bán hàng ghi ở hóa đơn có nội dung “xuất hàng theo bảng kê”. Có nghĩa là bạn đã ghi sai và bị phạt tiền từ 200.000đ – 1.000.000đ do không lập đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn.
Khi lập bảng kê kèm theo hóa đơn bạn cần phải kiểm tra đầy đủ các nội dung thông tin bắt buộc. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có mẫu bảng kê phù hợp, đúng chuẩn. Và trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử có bảng kê bạn có bất kỳ những vướng mắc gì? Hãy liên hệ ngay với số Hotline: 0866-230-662 để được tư vấn, hướng dẫn, hỗ trợ 24/24h. Chúc các bạn thành công.