0334.999.662

Cách quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Trong thời đại công nghệ hiện đại thì việc sử dụng hóa đơn điện tử để thay thế hoàn toàn đơn giấy là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, cách quản lý hóa đơn điện tử như thế nào là hiệu quả và an toàn là điều mà các đơn vị sử dụng đều quan tâm. Bài viết này mời các bạn cùng FADI tìm hiểu về những cách thức để quản lý hóa đơn điện tử nhé.

Hóa đơn điện tử là gì?

cách quản lý hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp quản lý đạt hiệu quả hơn

Là tập hợp các dữ liệu về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Việc khởi tạo, gửi, nhận, quản lý hóa đơn này sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.

Cách quản lý hóa đơn điện tử với phần mềm hóa đơn điện tử

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử, FADI sẽ giới thiệu một cách chung nhất những việc mà doanh nghiệp cần làm để quản lý được hiệu quả

  • Tải hóa đơn điện tử đã phát hành

Dữ liệu hóa đơn đã phát hành luôn được tự động lưu trữ trực tuyến trên hệ thống phần mềm để bảo đảm sự an toàn thông tin. 

  • Tra cứu, tìm kiếm hóa đơn điện tử là một trong những cách quản lý hóa đơn điện tử phổ biến

Chức năng cho phép người dùng tra cứu, tìm kiếm các hóa đơn điện tử trên phần mềm để phục vụ công tác quản lý. 

  • Xem báo cáo hóa đơn điện tử

Chức năng này cho phép xem và in các báo cáo thống kê liên quan đến hoạt động quản lý hóa đơn điện tử tại đơn vị bao gồm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và báo cáo thống kê hóa đơn đã phát hành.

cách quản lý hóa đơn điện tử
Nhanh chóng, thuận tiện hơn rất nhiều so với hóa đơn bằng giấy

Để cách quản lý hóa đơn điện tử của doanh nghiệp tăng thêm tính hiệu quả và an toàn thì các doanh nghiệp còn áp dụng công nghệ Blockchain để lưu lại toàn bộ lịch sử các thay đổi và cập nhật tất cả các thông tin về hóa đơn cho các bên tham gia đều có thể kiểm tra và xác thực thông tin.

Nguyên tắc cách quản lý hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần biết

Để có cách quản lý HĐĐT tốt nhất thì doanh nghiệp cần nắm rõ các nguyên tắc sau đây:

  • Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử phải hủy tất cả những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng theo quy định
  • Doanh nghiệp có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử cho người mua, phương thức gửi sẽ được hai bên thỏa thuận
cách quản lý hóa đơn điện tử
Để kết nối dữ liệu hóa đơn điện tử thì cần sự phối hợp của rất nhiều bên
  • Chịu trách nhiệm về việc hóa đơn điện tử của người mua dịch vụ gửi đến cơ quan thuế không đúng thời hạn theo quy định
  • Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, không có hiệu lực giao dịch, thanh toán trừ trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định
  • Tùy vào đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ mà các doanh nghiệp được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử. 

Cách quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả đem lại lợi ích gì?

Là chứng từ đặc biệt quan trọng trong việc quản lý tài chính doanh nghiệp và quản lý thuế của cơ quan nhà nước, việc quản lý hóa đơn điện tử tốt sẽ giúp doanh nghiệp:

  • Tiết kiệm được thời gian, nhân lực và chi phí
  • Đảm bảo sự minh bạch cho doanh nghiệp
  • Tránh được các rủi ro về mất, cháy, hỏng hóa đơn
  • Tránh được các rủi ro pháp lý liên quan đến hóa đơn
  • Theo kịp tiến bộ khoa học công nghệ trên thế giới
  •  Giúp quá trình tra cứu, tìm kiếm hóa đơn được nhanh chóng

Trên đây là những vấn đề liên quan đến cách quản lý hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp cần phải nắm rõ. Để biết thêm các thông tin chi tiết hãy liên hệ với FADI qua HOTLINE: 0334 999 662, chúng tôi sẽ tư vấn và hỗ trợ miễn phí cho mọi người 24/7. Cảm ơn các độc giả của FADI, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các bạn và có ý tưởng gì mới lạ hãy cho chúng tôi biết nhé.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *