Hóa đơn điện tử ngày càng được ưa chuộng bởi tối ưu chi phí, thời gian và gọn nhẹ. So với hóa đơn giấy thì việc lưu trữ khó khăn, hóa đơn điện tử được lưu trữ an toàn, bảo mật, tránh trường hợp mất, cắp, làm giả hóa đơn. Do đó, cách lưu hóa đơn điện tử theo đúng quy định là vô cùng quan trọng mà nhân viên kế toán cần phải biết. Các bạn hãy cùng FADI tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé.
Lưu trữ hóa đơn điện tử là gì?
Cách lưu hóa đơn điện tử là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử bao gồm có ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn và file dữ liệu hóa đơn.
- Bản thể hiện của hóa đơn: là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử. Có dạng như một tờ hóa đơn thông thường, tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này không có giá trị pháp lý.
- File dữ liệu hóa đơn (file XML): là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
Tại sao cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử?
Theo quy định của cơ quan thuế, hóa đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của luật kế toán, thông thường là 10 năm.
Hóa đơn giấy tự in, đặt in có thể xảy ra tình trạng mất dữ liệu do mất, cháy, hỏng hóa đơn do hóa đơn được lưu trữ ở dạng giấy. Đối với hóa đơn điện tử, việc cháy, hỏng hóa đơn là khó có thể xảy ra.
Tuy nhiên, khi thực hiện cách lưu hóa đơn điện tử, dữ liệu hóa đơn lưu tại hệ thống của doanh nghiệp vẫn có thể bị mất do dữ liệu bị xóa. Hay máy tính lưu trữ dữ liệu bị virus xâm nhập, bị hỏng ổ cứng.
Với những trường hợp này, nếu doanh nghiệp không có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu ở nơi khác. Thì việc mất hoàn toàn dữ liệu hóa đơn là không thể tránh khỏi. Doanh nghiệp sẽ khó có thể khôi phục lại được dữ liệu ban đầu.
Cách lưu hóa đơn điện tử theo đúng quy định
Căn cứ theo khoản 1 điều 11 thông tư 32/2011/TT-BTC thì để lưu giữ hóa đơn điện tử cần phải tiến hành như sau:
- Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định của luật kế toán. Trường hợp với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn nêu trên.
- Người bán, người mua là đơn vị kế toán, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có trách nhiệm sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.
Với bài viết trên hy vọng có thể giúp các bạn tìm hiểu về cách lưu hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu nhận tư vấn thêm về tính năng này hoặc các nghiệp vụ khác về hóa đơn điện tử bằng cách liên hệ thông qua hotline: 0334.999.662 để được FADI tư vấn và hỗ trợ.