0334.999.662

CÁCH LƯU TRỮ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ BẢO MẬT AN NINH

Tận dụng lợi thế kỷ nguyên 4.0, nhiều doanh nghiệp Việt Nam áp dụng hóa đơn điện tử và sử dụng hình thức này thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống bởi những lợi ích vượt trội của nó: khả năng lưu dưới dạng thông tin điện, cho phép doanh nghiệp truy cập và trích xuất thông tin hóa đơn, hạn chế thất lạc, hư hỏng hóa đơn. Ngoài ra, sự bắt buộc của nhà nước trong việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp Việt Nam càng làm nó trở nên cấp thiết hơn. Vậy lưu trữ hóa đơn điện tử là gì và hóa đơn điện tử phải lưu trữ như thế nào? Hãy cùng FADI tìm hiểu nhé!

Lưu trữ hóa đơn là gì?

Lưu hoá đơn điện tửmột hình thức thiết lập bản sao các dữ liệu hoá đơn của doanh nghiệp vào các thiết bị lưu bên ngoài (USB, CD,…)

Sự phổ biến của hóa đơn điện tử đối với nhiều doanh nghiệp VIệt Nam chính bởi tính năng và lợi ích vượt trội mà nó đem lại cũng như sự bất cập khi sử dụng hóa đơn giấy như: khó khăn trong việc bảo lưu, mất, cắp, làm giả hóa đơn,…

Cấu trúc của hóa đơn điện tử

  • Hóa đơn điện tử  gồm ít nhất 2 file nhằm đảm bảo lưu hóa đơn điện tử tối ưu nhất:
  • Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF): thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn điện tử; có dạng như một tờ hóa đơn thông thường
  • File dữ liệu hóa đơn (file XML):  chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn của doanh nghiệp và mang giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
lưu trữ hóa đơn điện tử
Hoá đơn điện tử – công cụ tối ưu hoá cho doanh nghiệp

Lưu trữ hóa đơn điện tử cần những điều kiện gì?

Hóa đơn điện tử được lập và lưu trữ dữ liệu phải thoả mãn các điều kiện cần thiết sau :

  • Tuân thủ theo các điều luật được quy định tại Thông tư 32/2011 – TTBTC ngày 14/03/201, thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.
  • Nội dung của hoá đơn đầy đủ thông tin và tuân thủ theo các quy định của pháp luật để có thể truy cập và tham chiếu dễ dàng khi cần thiết
  • Hoá đơn lưu trữ phải mang  hình thức theo mẫu ban hành và nội dung để đảm bảo sự chính xác và chất lượng của hóa đơn.
  • Lưu hóa đơn điện tử hiện theo trình tự chặt chẽ, mang tất cả các thông tin liên quan đến ngày, giờ, người khởi tạo khi thực hiện khởi tạo và thiết lập theo quy định pháp luật.

Làm sao để lưu trữ hóa đơn điện tử?

Cách lưu hóa đơn điện tử sau khi được khởi tạo và xử lý trên máy tính của doanh nghiệp thường là lưu trên các công cụ ghi nhớ thông tin hoặc lưu trữ trực tuyến.

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định về tiến hành lưu hóa đơn điện tử như sau:

  • Đối với doanh nghiệp bên bán/mua hàng sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán: Khi lập báo cáo tài chính phải bảo lưu theo thời hạn 10 năm (luật kế toán hiện hành). Trong trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức đó phải thực hiện bảo lưu theo thời hạn nêu trên.
  • Đối với doanh nghiệp mà bên bán/mua là đơn vị kế toán, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao chép và lưu giữ dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các công cụ lưu thông tin, ví dụ: USB, đĩa CD, DVD, đĩa cứng,…
  • Năm 2019 – kỷ nguyên của công nghệ, các hình thức công nghệ lưu trữ dữ liệu ngày càng hiện đại và thông minh. Đó chính là sự lựa chọn mới cho các doanh nghiệp để lưu dữ liệu hóa đơn điện tử đảm bảo, an ninh.

Như vậy, những cách lưu trữ hóa đơn điện tử mà FADI đưa ra là những cách lưu trữ tối ưu và giúp các bạn có cái nhìn toàn diện hơn về những câu hỏi về phương pháp lưu trữ hóa đơn điện tử. Hãy nhấc máy lên và liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0334.999.662 để được tư vấn cụ thể nhất về hoá đơn điện tử nhé!

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *