Theo định nghĩa được quy định tại điều 3, thông tư số 32/2011/TT-BTC thì: “Hoá đơn điện tử có thể hiểu là tập hợp các thông tin dữ liệu điện tử về bán và cung cấp hàng hóa dịch vụ, được tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng server điện tử”. Bạn có thể hiểu đơn giản hơn, hóa đơn điện tử giống như hóa đơn giấy như chúng ta thường sử dụng nhưng nó được tạo lập và quản lý bằng website hoặc phần mềm xuất hóa đơn điện tử được ra đời bởi các nhà sở hữu dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử. Các nhà cung cấp phải được Bộ Tài Chính cấp phép. Bài viết dưới đây của FADI sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hóa đơn điện tử và các phương thức gửi hóa đơn điện tử qua email.
Đọc nhanh
Cách sử dụng và gửi hóa đơn điện tử qua email
Hóa đơn điện tử được sử dụng rất đơn giản. Trên hóa đơn điện tử cũng có các danh mục cơ bản như: số thứ tự, tên hàng hóa, số lượng hàng hóa, đơn giá, thành tiền…giống như hóa đơn giấy mà chúng ta vẫn sử dụng. Hiện tại, thay vì chúng ta phải viết trên hóa đơn giấy, thì đối với hóa đơn điện tử thì thao tác này sẽ được nhập liệu từ máy tính vào phần mềm ghi nhận hóa đơn điện tử. Và ký hóa đơn điện tử, chúng ta chỉ cần cắm chữ ký số vào máy tính là có thể ký và phát hành hóa đơn điện tử. Việc làm này cũng tương tự như khi chúng ta mua hàng, nhân viên sẽ xuất hóa đơn giấy và chúng ta sẽ ký và giao trả 1 liên cho cửa hàng.
Đến giai đoạn gửi hóa đơn, có thể nói việc gửi hóa đơn điện tử qua email cho khách hàng cực kỳ đơn giản vì chúng ta chỉ cần nhập email của khách hàng vào phần mềm lập hóa đơn điện tử, thì hóa đơn điện tử gửi đến email của khách hàng sau khi ký.Và khi đã hóa đơn điện tử được xuất cho khách hàng, hóa đơn điện tử sẽ được lưu trên server của nhà cung cấp hóa đơn điện tử (giống như việc sau khi xuất hóa đơn giấy, bạn sẽ ký vào 1 liên và giao lại cho cửa hàng). Việc lưu trữ trên server sẽ làm giảm tải công việc lưu trữ và hạn chế rủi ro thất lạc hóa đơn gốc.
Cách gửi Hóa đơn điện tử qua email: có thể gửi trực tiếp hoặc qua trung gian
Gửi hóa đơn điện tử bằng cách gửi trực tiếp qua email
Người bán hàng hóa, dịch vụ thực hiện thành lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm của người bán, ký điện tử trên hóa đơn rồi truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận HĐĐT mà hai bên đã thỏa thuận.
Trong trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ là một đơn vị kế toán thì bên người mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền đi khi có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho người bán.
Với các gửi trực tiếp, bạn có thể gửi hóa đơn điện tử bằng email có nghĩa là người bán sau khi lập hóa đơn điện tử xong có thể gửi hóa đơn ngay tại phần mềm đến địa chỉ email của khách hàng.
Gửi thông qua tổ chức trung gian
Tổ chức trung gian là nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Người bán hàng có thể tự chủ động truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử. Hoặc người bán hàng đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của doanh nghiệp vào hệ thống của tổ chức trung gian để gửi tới cho người mua. Hóa đơn điện tử hoàn thiện là khi có chữ ký điện tử.
FADI hy vọng thông qua bài viết này bạn có thể hiểu hơn về hóa đơn điện tử và phương thức gửi hóa đơn điện tử qua email, đơn vị chúng tôi với nhiều kinh nghiệm trong dịch vụ hóa đơn điện tử, rất mong được làm việc với quý khách. FADI cam kết trong việc quản lý thông tin, in ấn và bảo mật thông tin hóa đơn cho khách hàng.