Theo thông tư của chính phủ các doanh nghiệp, cá nhân tổ chức phải thực hiện chuyển đổi dùng hóa đơn điện tử thanh cho hóa đơn giấy đến. Nhưng điều kiện chuyển đổi như thế nào cùng tham khảo qua bài viết dưới đây.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là một tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, nhận, lưu giữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Các hóa đơn này được lưu trữ trên hệ thống máy tính thông qua công nghệ điện toán đám mây.
Điều kiện để doanh nghiệp được làm thủ tục phát hành hóa đơn điện tử:
- Là tổ chức kinh tế có các điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có thực hiện các giao dịch trong ngân hàng.
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, dùng hóa đơn điện tử theo quy định.
- Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ sẽ được tự động chuyển qua phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
- Sở hữu quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
– Hệ thống lưu trữ dữ liệu cần đáp ứng là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
– Có thể sao lưu và hồi phục dữ liệu khi gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.
Nguyên tắc dùng hóa đơn điện tử
– Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức, cá nhân phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng theo quy định.
– Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử được lập theo đúng quy định cho người mua. Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.
– Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chịu trách nhiệm về việc hóa đơn điện tử của người mua dịch vụ gửi đến cơ quan thuế không đúng thời hạn theo quy định trong trường hợp người mua dịch vụ lập hóa đơn điện tử đúng thời hạn quy định.
– Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy chứng từ thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định.
Trên đây là những thông tin về việc dùng hóa đơn điện tử. Hy vọng với những thông tin nêu trên sẽ cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích và cần thiết hơn trong quá trình chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử.