Trong nhiều trường hợp sai sót kế toán có thể ghi sai mã số thuế của người mua. Nếu hóa đơn chưa được giao chưa kê khai cho người mua thì cách điều chỉnh hóa đơn điện tử ghi sai mã số thuế như thế nào. Hoặc nếu hóa đơn kê sai thì nên làm sao?
Các trường hợp hóa đơn điện tử kê khai sai
TH1: Nếu hóa đơn ghi sai mã số thuế nhưng may mắn chưa giao cho người mua:
Bạn có thể gạch chéo các liên hóa đơn viết sai mã số thuế và sử dụng hóa đơn mới để thay thế. Với hóa đơn ghi sai thì kế toán cần phải lưu tại cuống.
TH2: Hóa đơn ghi sai mã số thuế nhưng đã giao cho người mua nhưng cả 2 bên vẫn chưa tiến hành kê khai.
Với trường hợp cả 2 bên mua và bán nhưng chưa có tiến hành kê khai thuế GTGT với hóa đơn viết sai. Chúng ta phải lập biên bản thu hồi hóa đơn ghi sai ngày.
Sau khi lập biên bản và thu hồi hóa đơn ghi sai, bên bán và bên mua cần xác nhận đóng đá mỗi bên lưu 1 bản.
Tiếp theo bên mua thu hồi lại hóa đơn liên 2 từ người mua. Kế toán nên gạch chéo hóa đơn sai.
TH3: Hóa đơn ghi sai mã số thuế đã được giao lại cho người mua và đã kê khai GTGT.
Dựa vào điều 20 thông tư 39/204/tt-btc, đối với các hóa đơn ghi sai mã số thuế và đã kê khai thì cần tiến hành 2 công việc sau: Đó là lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh.
Xử lý khi hóa đơn điện tử ghi sai mã số thuế
Cách thứ nhất: Lập hóa đơn mới bổ sung
Để xử lý hóa đơn viết sai mã số thuế, hai bên lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai. Trên biên bản sẽ phải ghi rõ số hóa đơn, ngày hóa đơn viết sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải đơn phải có chữ ký của 2 bên có thẩm quyền xác nhận.
Cách thứ hai: Lập hóa đơn khác điều chỉnh thay thế nhưng không thu hồi lại hóa đơn viết sai.
Người bán không thu hồi lại hóa đơn sai và chỉ cần xuất hóa đơn mới đã thay thế. trên hóa đơn cần ghi rõ ngày, số hóa đơn ghi sai mã số thuế. cả 2 bên mua và bán không cần kê khai điều chỉnh thuế còn bên bán chỉ kê khai hóa đơn kỳ 1.
Tại sao nên sử dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn truyền thống?
Vì nhiều trường hợp ghi sai mã số thuế và mất nhiều thời gian khắc phục cho nên hiện nay các doanh nghiệp đã thay đổi sang hóa đơn điện tử. Theo nghị định 119/2018/ND-CP vào ngày 1/11/2020 bắt buộc phải hoàn thiện tổ chức việc sử dụng hóa đơn điện tử của mã cơ quan thuế. Trước ngày 1/11/2020 việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử phải được thực hiện:
Đối với các doanh nghiệp được thành lập trước ngày 1/11/2018 bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp với các doanh nghiệp hay tổ chức, cá nhân kinh doanh thông báo về việc phát hành hóa đơn tự in hay đặt mua tại các cơ quan thuế.