Chữ ký số là thông tin đi kèm với các dữ liệu như văn bản, excel, hình ảnh, video… nhằm xác định chủ nhân của dữ liệu đó là ai. Với doanh nghiệp, chữ ký số chính là con dấu điện tử không thể thay thế. Chính vì vậy, ngay sau khi có giấy phép kinh doanh, các doanh nghiệp phải tìm hiểu cách tạo 1 chữ ký số để tiến hành các thủ tục kê khai thuế và thực hiện các giao dịch điện tử với các tổ chức doanh nghiệp khác.
Hướng dẫn cách tạo 1 chữ ký số cho doanh nghiệp
Khi đi vào hoạt động, doanh nghiệp cần rất nhiều thủ tục và vấn đề cần quan tâm. Trong đó, vấn đề cấp thiết chính là tìm hiểu cách tạo 1 chữ ký số. Vai trò chữ ký số đó là để xác thực nhận dạng của người gửi thông tin và để chắc chắn đó là nội dung gốc tài liệu đã gửi không bị thay đổi. Chữ ký số là thông tin mã hóa tất cả dữ liệu của doanh nghiệp để thay thế cho chữ ký trên các loại văn bản được giao dịch qua internet.
Chữ ký số giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử như nộp thuế, sử dụng hóa đơn điện tử… vô cùng đơn giản và nhanh chóng. Tuy nhiên, cũng không ít doanh nghiệp ban đầu cảm thấy lúng túng trong việc tìm cách tạo 1 chữ ký số.
Để có được chữ kỹ số, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký gồm:
- Bản sao công chứng giấy phép kinh doanh hoặc bản sao có công chứng giấy phép hoạt động của doanh nghiệp.
- Bản sao đã công chứng các giấy chứng nhận đăng ký thuế.
- Bản sao công chứng chứng minh nhân dân của đại diện pháp lý doanh nghiệp.
- Bản sao có công chứng chứng minh thư nhân dân của người đại diện pháp lý (hoặc hộ chiếu).
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các thông tin, doanh nghiệp nộp hồ sơ tại các cơ quan được phép cung cấp dịch vụ chữ ký số như Viettel, VNPT,… với mức lệ phí phụ thuộc vào gói dịch vụ mà doanh nghiệp sử dụng.
Vai trò của chữ ký số với doanh nghiệp
Chữ ký số giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục pháp lý và giao dịch đơn giản và nhanh chóng hơn. Chúng được sử dụng để thực hiện các giao dịch online cụ thể như: kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan điện tử, giao dịch ngân hàng điện tử, tạo hóa đơn… mà không cần phải in kê khai, đóng dấu đỏ tại công ty. Bên cạnh đó, cách tạo 1 chữ ký số cũng vô cùng đơn giản và nhanh chóng. Doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị giấy tờ đầy đủ và lệ phí là có thể thực hiện được các giao dịch này.
Ngoài tính tiện lợi, nhanh chóng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chữ ký số có độ an toàn, chính xác, bảo mật cao, giúp bảo vệ toàn vẹn dữ liệu. Các doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số để ký kết hợp đồng làm ăn với các đối tác online mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Hai bên giao dịch chỉ cần ký hợp đồng và gửi vào email là đã hoàn tất giao dịch. Đây là bằng chứng và thông tin xác thực không thể chối cãi, giúp doanh nghiệp, cá nhân yên tâm hơn khi thực hiện các giao dịch của mình.
Trên đây là một số thông tin về vai trò, cách tạo 1 chữ ký số cho doanh nghiệp. Mong rằng những chia sẻ trên sẽ giúp cho doanh nghiệp thực hiện những thủ tục của mình nhanh chóng và hiệu quả nhất. Liên hệ thêm tại 0866-230-662 để được hỗ trợ chi tiết.