“Có hủy được hóa đơn điện tử hay không?” là câu hỏi phổ biến mà các doanh nghiệp công ty đang sử dụng loại hóa đơn điện tử luôn muốn biết. Hóa đơn điện tử là loại chứng từ do người cung cấp sản phẩm, dịch vụ lập ra để ghi chú thông tin bán hàng.
Đọc nhanh
Hóa đơn điện tử là gì?
Thực chất, hóa đơn điện tử là một hình thức thanh toán điện tử. Đây là một thông điệp dữ liệu về mặt hàng hóa, đáp ứng các dịch vụ tạo lập, lưu trữ dữ liệu và được quản lý bằng phương tiện điện tử.
Tất cả các hóa đơn điện tử được tạo, lập, lưu trữ của một doanh nghiệp hay tổ chức đều đã được cấp mã số thuế.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng… các chứng từ khác có liên quan. Hình thức lẫn nội dung đều được tạo lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật.
Hóa đơn điện tử luôn bảo đảm các nguyên tắc về số hóa đơn liên tục và trình tự thời gian. Với mỗi hóa đơn thì chỉ được tạo lập một lần duy nhất.
Hóa đơn điện tử có hủy được hay không?
Có nhiều trường hợp sau khi đã tạo lập hóa đơn điện tử nhưng khách hàng không hài lòng yêu cầu hủy bỏ. Hoặc ngay từ đầu trong hóa đơn đã kê khai không đúng về thông tin của khách hàng. Vậy có hủy được hóa đơn điện tử hay không?
Câu trả lời là có. Nhưng cả hai bên phải bàn bạc, thỏa thuận đi đến việc bãi bỏ. Việc hủy hóa đơn điện tử phải được sự chấp thuận và đồng ý ký kết có kèm con dấu xác minh.
Sau khi ký kết xong thì mỗi bên sẽ giữ một bản để sau này không gặp rắc rối với cơ quan thuế.
Theo như trong phiên bản thì hóa đơn đã tạo lập sẽ được hủy bỏ hoàn toàn và không còn đóng vai trò pháp lý. Và được coi là hóa đơn vô hiệu lực.
Được phép sửa trên hóa đơn điện tử?
Trong nhiều trường hợp cả bên bán lẫn bên mua không có nhu cầu phải hủy hoàn toàn cả hóa đơn. Đôi khi trong quá trình soạn cũng như cập nhật đơn sẽ có sai sót về thông tin khách hàng cũng như số lượng mặt hàng. Và những lỗi sai nhỏ như thế không nhất thiết phải hủy cả một hóa đơn. Vậy thì có được phép sửa lại hóa đơn điện tử hay không?
Câu trả lời vẫn sẽ là có. Và vẫn điều kiện cũ là luôn đi từ sự thỏa thuận đồng ý từ hai bên mới ký kết trong việc sửa đổi.
Bên bán phải lập ra văn bản có chữ ký đóng dấu. Trong đó ghi rõ những lỗi và sai sót của bên bán. Hóa đơn mới lập chỉ được phép sửa những lỗi đã ghi trên đơn khai. Sau khi xuất đơn phải điều chỉnh đúng nội quy và nguyên tắc của pháp luật.
Có hủy được hóa đơn điện tử không và những lưu ý
Hủy hóa đơn điện tử được áp dụng trong trường hợp sau một thời gian dài sử dụng thì hóa đơn sẽ tự động bị tiêu hủy. Điều này nhằm loại bỏ các hóa đơn điện tử cũ và không còn giá trị sử dụng, tránh gây ra sai sót nhầm lẫn đối với các hóa đơn khác.
Trước khi thực hiện xóa bỏ, hủy hóa đơn thì các doanh nghiệp phải tiến hành lọc lại hóa đơn. Rà soát lại các thông tin cơ bản trong đơn để tránh nhầm lẫn với các chứng từ còn giá trị sử dụng khác.
Hóa đơn điện tử chính là cầu nối mua – bán giữa doanh nghiệp và khách hàng một cách công khai minh bạch. Chính vì vậy, nội dung trong hóa đơn phải được kê khai chính xác được kiểm tra kỹ càng. Nếu muốn tiêu hủy cũng phải có căn cứ, sàng lọc để tránh gây lộn xộn với các hóa đơn mới, cũ.
Các thông tin trong hóa đơn trước khi bị tiêu hủy không được để lộ ra bên ngoài. Rò rỉ thông tin cho bên thứ 3 biết sẽ gây nhiều phiền toái cũng như là rắc rối cho hai bên.
Các hóa đơn điện tử nên chuyển đổi thành file để tránh bị mất hoặc thất lạc đơn. Tuy không bị phạt tiền hay các vấn đề pháp lý liên quan nhưng sẽ gây căng thẳng giữa liên kết hai bên.
Kết luận
Các thông tin bán hay mua hàng nói chung đều được liên kết và tạo lập trên hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử sẽ được bên tạo lập cung cấp và biên soạn.
Chính vì vậy, nếu gặp sai sót trong quá trình tạo lập hay ngay cả khi xuất đơn thì việc hủy bỏ được cho phép. Tuy nhiên hãy đảm bảo rằng đã được đóng dấu cũng như ký kết giữa hai bên. ,Để tránh sau này xảy ra tình trạng cáo kiện một cách vô lý thì rõ ràng minh bạch và tôn trọng ý kiến đối tác.