Chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trong trường hợp bên mua cần Chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng. Bên mua là đơn vị chưa có điều kiện để nhận hóa đơn điện tử bằng Internet, hay người mua (và người bán) được chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để nhằm mục đích cho việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế Toán. Theo Công văn 2818/TCT-DNL ngày 19 tháng 7 năm 2018 của Tổng Cục Thuế.
Đọc nhanh
Nguyên tắc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy đúng pháp lý
Người bán được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần. Từ hóa đơn điện tử đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại khoản 2, 3, 4 và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Người mua và người bán được chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại khoản 2, 3, 4.
Điều kiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
- Phải phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc
- Phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
- Phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính đầy đủ và chi tiết của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi. Chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
Ký hiệu trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ dạng điện tử sang hóa đơn dạng giấy phải đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”
Tại điểm a Khoản 3 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định: Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc. Tổ chức kinh doanh hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua, đóng dấu của người bán trong trường hợp đó là hóa đơn dịch vụ ngân hàng.
Những ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy
Hóa đơn điện tử có những ưu điểm như giảm chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản, thuận tiện cho việc đối chiếu, hạch toán kế toán… so với hóa đơn giấy nên được nhiều doanh nghiệp quan tâm, sử dụng.
Ngoài ra, sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp cho cơ quan quản lý Nhà nước quản lý hóa đơn dễ dàng hơn, minh bạch hơn, giảm thiểu tình trạng hóa đơn làm giả… nên được cơ quan thuế khuyến khích doanh nghiệp sử dụng.